Zitting van OCMW raad van 12 09 2023
Ell@-app - reglement onkostenvergoeding dataverbruik verzorgenden en huishoudhulpen
Voorgeschiedenis
● Beslissing van het vast bureau van 8 juli 2021 over de aankoop en het gebruik van de Zebra-software van Cipal-Schaubroeck voor planning en het administratief beheer van de diensten thuiszorg.
● Beslissing van het vast bureau van 10 augustus 2023 met de principiële goedkeuring tot toekenning van een onkostenvergoeding voor de thuiszorgmedewerkers voor het gebruik van de Ell@-app
Feiten en context
● De dienst gezinszorg werkt sinds kort met de Zebra-software voor het dossierbeheer (oa prijsbepaling, Belrai-score) de subsidiëring en de planning (vaste uurroosters en wekelijkse aanpassingen).
● De communicatie (vnl. planning) met de verzorgenden gebeurt nu via e-mail, uitzonderlijk ook nog via sms-bericht. Vanuit het oogpunt van de GDPR is dat niet wenselijk. Deze berichten zijn ook niet eenvoudig op te nemen in een cliëntendossier.
● De Zebra-software wordt de komende paar maanden progressief in gebruik genomen, o.a. :
○ de prestaties van de maand juli worden gefactureerd via Zebra (met link naar het Alfaboekhoudpakket van dezelfde softwareleverancier)
○ vanaf augustus verloopt de administratie van de kilometervergoedingen voor de medewerkers via Zebra
● Zebra kan gelijktijdig gebruikt worden met de Ell@-app, een webtoepassing voor de verzorgenden.
● De Ell@-app dient voor de communicatie vanuit de dienst met de verzorgenden (doorgeven planning en wijzigingen in de planning, bevestigen prestaties, ingeven kilometers met de cliënt). De verzorgenden kunnen op hun beurt opmerkingen over cliënten via de Ell@-app doorgeven aan de dienst.
● Drie verzorgenden testen sedert begin juli het gebruik van de Ell@-app uit. De volledige uitrol naar alle verzorgenden is gepland in september/oktober.
● De dienst huishoudhulp start eveneens in het najaar van 2023 met het gebruik van Zebra voor het opmaken van de planning, het dossierbeheer en de communicatie met de werknemers. Ook de huishoudhulpen zullen de ell@-app moeten gebruiken vanaf eind 2023/begin 2024.
Adviezen
● Het protocol van akkoord van ACOD van 25 augustus 2023.
Juridische gronden
● Art. 41 van het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017
Argumentatie
● Via de Ell@-app kan de communicatie met de thuiszorgmedewerkers vlotter verlopen omdat dit rechtstreeks vanuit Zebra kan vertrekken.
● De communicatie met de thuiszorgmedewerkers kan via de Ell@-app conform de GDPR-regels verlopen. Dat is getoetst met de DPO.
● De drie verzorgenden die de Ell@app uittesten, zijn enthousiast en bevestigen de voordelen: vlottere communicatie met de dienst, eenvoudiger en minder tijdrovende administratieve handelingen.
● tijdens de testfase van de app zijn geen technische aandachtspunten/problemen opgedoken.
● De Ell@-app is enkel bruikbaar vanop een mobiel device met data-toegang (tablet, smartphone,...)
● De app zou voor de betrokken thuiszorgmedewerkers maandelijks tussen 1 en 2 GB aan data verbruiken, dat leren we uit overleg met thuiszorgdiensten die de app al in de werking geïntegreerd hebben.
● Het is wenselijk om de medewerkers die de app in hun dagelijkse werking als thuiszorgmedewerker moeten gebruiken hiervoor een onkostenvergoeding toe te kennen. Deze vergoeding is een compensatie voor het verbruik van 1 à 2 GB data per maand en voor de slijtage van het eigen gsm-toestel door intensiever gebruik. De verzorgenden en huishoudhulpen gebruiken de gsm bovendien voor sms- en telefoonverkeer met hun verantwoordelijke en cliënten.
● Een vergoeding voor het dataverbruik en het gebruik van de privé-gsm biedt als voordelen:
○ voor de medewerker dat deze slechts 1 gsm-toestel op zak moet hebben en dat deze het toestel kan gebruiken waar hij/zij al het best mee vertrouwd is
○ voor het OCMW als werkgever is het aankoop- en it-beheer van een 70-tal bijkomende toestellen en het abonnementenbeheer hiervan i.f.v. het gebruik van de Ell@-app niet haalbaar binnen de huidige it- een aankoopresources.
● De Ell@-app werkt met een 2-factor authenticatie en kan afgesloten worden na gebruik waardoor hij geschikt is om op een privé-toestel te gebruiken.
● De onkostenvergoeding voor het dataverbruik en de slijtage van het eigen toestel door frequenter gebruik in de dagelijkse werking moet in lijn liggen met de werkelijke kosten voor de werknemer.
● De kosten voor dataverbruik en slijtage zijn hoger naargelang de app meer gebruikt wordt in de dagelijkse werking: een voltijdse werknemer zal de app meer gebruiken dan een deeltijdse werknemer.
● Een gsm abonnement met 5 GB data kost op dit moment 12 à 15 euro per maand.
Bijlagen
● Het reglement Ell@-app
Financiële gevolgen
● Budgetcode en budget worden voorzien bij eerst volgende aanpassing van het meerjarenplan op 12 september 2023.
● Geschatte kost voor 1 jaar bij de dienst gezinszorg: 1.600 euro.
● Geschatte kost voor 1 jaar bij de dienst huishoudhulp: 2.100 euro
BESLUIT
Eenparig
Artikel 1.
De OCMW-raad keurt het reglement Ell@-app als bijlage bij dit besluit goed.
Art. 2.
Dit reglement is van toepassing op de thuiszorgmedewerkers van het OCMW die gebruik moeten maken van de Ell@-app op hun persoonlijke smartphone of tablet.
Art. 3.
Dit reglement treedt in werking op 1 september 2023.
Zitting van OCMW raad van 12 09 2023
OCMW- en gemeentepersoneel - personeelsformatie - goedkeuring wijziging
Voorgeschiedenis
● Besluiten van de gemeenteraad en van de OCMW-raad van 26 februari 2019, met latere wijzigingen
De raden keuren het geïntegreerd organogram met personeelsformatie voor het lokaal bestuur Holsbeek goed.
● Besluiten van de gemeenteraad en de OCMW-raad van 26 februari 2019
De raden keuren de beheersovereenkomst tussen gemeente en OCMW Holsbeek goed.
Feiten en context
● In de huidige personeelsformatie zijn volgende functies opgenomen:
○ 0,8 VTE technisch beambte poetsdienst (niveau D) )in contractueel verband bij de dienst interne zaken (OCMW)
○ 1 VTE deskundige GIS en mobiliteit ( niveau B) bij de dienst WOM in contractueel verband
○ 1 VTE deskundige wegen (niveau B) bij de dienst infrastructuur in contractueel verband
○ 1 VTE deskundige sport en toerisme (niveau C4-C5) bij de dienst vrije tijd in contractueel verband
● de technisch beambte poetsdienst en de deskundige sport en toerisme gaan met pensioen
Juridische gronden
● Het decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur
Adviezen
● De wijzigingen zijn besproken op het MAT van 28 augustus met gunstig advies.
● De wijzigingen van de personeelsformatie werden via e-mail voorgelegd aan de vakbonden.
Argumentatie
● In de beheersovereenkomst wordt voorzien dat het OCMW-bestuur vanaf 1 januari 2019 enkel nog personeelsleden aanwerft voor de dienst welzijn en samenleven. De gemeente staat in voor de aanwerving van het personeel van de overige diensten, tenzij dit een verlies aan financiële tussenkomsten tot gevolg zou hebben.
● Het personeel kan in statutair of contractueel verband worden aangesteld.
● De huidige functie van technische beambte poetdienst (niveau D - 80%) bij het OCMW is uitdovend met ingang van de datum van pensionering van de titularis. De huidige titularis combineerde schoonmaak met administratieve taken. De functie van technisch beambte schoonmaak (50% - niveau E) wordt een functie bij de gemeente ingevolge de beheersovereenkomst. De administratieve taken gaan naar het onthaal OCMW waardoor de functie van administratief medewerker onthaal wordt uitgebreid van 80% naar 100%.
● De huidige functiebenaming deskundige GIS en mobiliteit op de dienst WOM wordt aangepast naar deskundige verkeer en mobiliteit. Het takenpakket van GIS gaat naar de dienst infrastructuur.
● De functie deskundige wegen (niveau B) op de dienst infrastructuur is uitdovend vanaf het ogenblik van de aanstelling van een stafmedewerker (niveau A1a-A3a) in contractueel verband. De deskundigheid vereist voor deze functie en de uitbreiding met het GIS-pakket verantwoorden een functie op niveau A.
● Bij de dienst vrije tijd is de functie van deskundige sport en toerisme (C4-C5) in statutair verband uitdovend met ingang van de datum van pensionering van de titularis. Er wordt met ingang van de datum van de pensionering van de titularis een deskundige vrije tijd (niveau B1-B3) voorzien in contractueel verband.
Bijlagen
● wijzigingen personeelsformatie
BESLUIT
Eenparig
Artikel 1.
De OCMW-raad beslist om volgende functies te laten uitdoven in de personeelsformatie
● met ingang van de datum van pensionering van de huidige titularissen
○ 0,8 VTE technisch beambte schoonmaak (niveau D) - contractueel - OCMW - dienst interne zaken
○ 1 VTE deskundige sport en toerisme (niveau C4-C5) - contractueel - dienst vrije tijd
● met ingang van de aanstelling van een stafmedewerker (niveau A1a-A3a) in contractueel verband bij de dienst infrastructuur
○ 1 VTE deskundige wegen (niveau B) - contractueel - dienst infrastructuur
Art. 2.
De OCMW-raad beslist om
● de functiebenaming deskundige GIS en mobiliteit - contractueel - dienst WOM om te vormen naar deskundige verkeer en mobiliteit.
● de functie van administratief medewerker onthaal (0,8 VTE) OCMW uit te breiden naar 1 VTE met ingang van datum van pensionering van de huidige titularis technisch beambte poetsdienst OCMW.
Art. 3.
De OCMW- raad beslist om volgende functies in te schrijven in de personeelsformatie:
● technisch beambte schoonmaak - halftijds - contractueel - gemeente - niveau E1-E3 met ingang van de datum van pensionering van de huidige titularis technisch beambte poetsdienst OCMW
● stafmedewerker - voltijds - contractueel - gemeente - niveau A1a-A3a met ingang van 1 januari 2024
● deskundige vrije tijd - voltijds - contractueel - gemeente - niveau B met ingang van de datum van pensionering van de huidige titularis deskundige sport en toerisme
Rudy Janssens Kim Donders Jacques Toté Anja Peeten Marc Van Looy Philip De Greef Ann Spaepen Herman Van Criekingen Kim Theys Pieter Coosemans Robbe Dupont Sabine Wyns Tine Binnemans Anne Van Goidsenhoven Ria Verstraelen Hans Eyssen Katia Verheyen Jo Vanmechelen Suzy Vanderheyden Marieke Greveraars Rudy Janssens Kim Donders Jacques Toté Anja Peeten Marc Van Looy Philip De Greef Ann Spaepen Herman Van Criekingen Kim Theys Pieter Coosemans Robbe Dupont Sabine Wyns Tine Binnemans Anne Van Goidsenhoven Hans Eyssen Katia Verheyen Jo Vanmechelen Suzy Vanderheyden Marieke Greveraars Anne Van Goidsenhoven Rudy Janssens Suzy Vanderheyden Philip De Greef Pieter Coosemans Katia Verheyen Tine Binnemans Kim Donders Marieke Greveraars Marc Van Looy Ann Spaepen Hans Eyssen Anja Peeten Herman Van Criekingen Kim Theys Sabine Wyns Jo Vanmechelen Robbe Dupont Jacques Toté aantal voorstanders: 13 , aantal onthouders: 6 , aantal tegenstanders: 0 Goedgekeurd
Zitting van OCMW raad van 12 09 2023
Herziening meerjarenplan - OCMW - vaststelling
Voorgeschiedenis
● Raadsbesluit van 17 december 2019
De raad keurt het meerjarenplan 2020-2025 goed.
● Raadsbesluit van 8 september 2020
De raad keurt het herziene meerjarenplan 2020-2025 goed.
● Raadsbesluit van 15 december 2020
De raad keurt het herziene meerjarenplan 2020-2025 goed.
● Raadsbesluit van 14 september 2021
De raad keurt het herziene meerjarenplan 2020-2025 goed.
● Raadsbesluit van 21 december 2021
De raad keurt het herziene meerjarenplan 2020-2025 goed.
● Raadsbesluit van 22 december 2022
De raad keurt het herziene meerjarenplan 2020-2025 goed.
● Beslissing vast bureau en college van burgemeester en schepenen van 23 februari 2023
De uitvoerende organen beslissen de overdrachten van investeringskredieten van 2022 naar 2023
● Raadsbesluit van 27 juni 2023
De raad keurt de jaarrekening 2022 goed.
● E-mail van 28 augustus 2023 aan de raadsleden.
Het beleidsrapport herziening meerjarenplan 2020-2025 met de toelichting wordt in ontwerp meegedeeld aan de raadsleden. De documentatiebundel ligt vanaf dan ter inzage op het gemeentesecretariaat.
Feiten en context
● In de BBC wordt de beleids- en financiële planning opgemaakt vanuit een meerjarig perspectief. Het meerjarenplan vormt de basis voor het beleid van het bestuur gedurende de hele beleidsperiode. Het jaarlijks budget is geen afzonderlijk beleidsrapport meer, maar is met BBC 2020 geïntegreerd in het meerjarenplan en de herzieningen ervan.
● In het beleidsrapport tussentijdse herziening meerjarenplan dat nu ter goedkeuring aan de raad voorligt, zijn opgenomen :
○ de aanpassing van de kredieten van het lopende dienstjaar 2022, na 8 maanden werking.
○ een beperkte aanpassing van een aantal kredieten voor de dienstjaren 2023-2025.
● Gemeente en OCMW hebben één geïntegreerd meerjarenplan, maar omdat het 2 afzonderlijke rechtspersonen zijn hebben zowel de gemeenteraad als de OCMW-raad een eigen bevoegdheid bij de vaststelling van (de herziening) ervan:
○ De OCMW-raad stelt zijn deel van het (herziene) meerjarenplan vast.
○ De gemeenteraad stelt zijn deel van het (herziene) meerjarenplan vast.
○ De gemeenteraad keurt het deel van het (herziene) meerjarenplan dat de OCMW-raad heeft vastgesteld goed, waardoor het (herziene) meerjarenplan definitief is vastgesteld.
● Het beleidsrapport herziening meerjarenplan 2020-2025 bestaat uit 2 delen :
○ de beleidsnota met
■ De strategische nota met een omschrijving van de verwachte uitgaven en ontvangsten
● voor elk van de 4 prioritaire actieplannen
● voor het totaal van de niet prioritaire actieplannen
■ de financiële nota met
● het financieel doelstellingenplan
● de staat van het financieel evenwicht
● het overzicht van de kredieten (apart voor de OCMW-werking en de gemeentewerking)
○ de toelichting met een motivering van de aanpassingen en de gewijzigde financiële risico's en grondslagen.
● Bij het beleidsrapport herziening meerjarenplan 2020-2025, zit ook nog een documentatiebundel met o.a. het totaaloverzicht van de beleidsdoelstellingen, actieplannen en acties met de ramingen.
● Dit beleidsrapport tussentijdse herziening meerjarenplan geldt meteen ook als opvolgingsrapportering 2023. Het laat de raadsleden toe om de uitvoering van de prioritaire actieplannen in 2023 inhoudelijk op te volgen (zie strategische nota) en om de evolutie van de uitgaven en ontvangsten van het lopende jaar op te volgen (zie documentatiebundel, schema T1 en T2).
● Het ontwerp herziening meerjarenplan 2020-2025 wordt besproken in de raadscommissie financiën op 4 september 2023.
Juridische gronden
● Artikelen 249 t.e.m. 259 van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2019.
De gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn stemmen over hun deel van elk beleidsrapport. Nadat de raden zo het beleidsrapport elk voor hun deel hebben vastgesteld, keurt de gemeenteraad het deel van het beleidsrapport zoals vastgesteld door de raad voor maatschappelijk welzijn goed.
● Besluit van de Vlaamse regering van 30 maart 2018 over de beleids- en beheerscyclus van de lokale en provinciale besturen (BVR BBC).
● Ministerieel besluit van 26 juni 2018 tot vaststelling van de modellen en de nadere voorschriften van de beleidsrapporten, de rekeningenstelsels en de digitale rapportering van de beleids- en beheerscyclus van de lokale en provinciale besturen (MB BBC).
● Omzendbrief KB/ABB 2019/4 van 3 mei 2019 over de strategische meerjarenplannen 2020-2025.
● Omzendbrief KBBJ/ABB 2020/ van 18 september 2020 over de aanpassing meerjarenplannen 2020-2025 lokale en provinciale besturen.
Adviezen
● Gunstig advies van het managementteam van 28 augustus 2023.
Argumentatie
● Het meerjarenplan 2020-2025 is financieel in evenwicht, want het voldoet aan volgende 2 voorwaarden :
○ het geraamd budgettair resultaat is in geen enkel jaar negatief (toestandsevenwicht)
○ de geraamde autofinancieringsmarge voor 2025 is minstens gelijk aan nul (structureel evenwicht).
Bijlagen
● hzgmjp7_strategischenota_001
● hzgmjp7_toelichting_001
● mjphzg7_documentatie_001
● mjphzg7_financielenota_001
● ODAA_overzicht_doelstellingen__actieplannen_en_acties_2023_08_18_10_24_00
BESLUIT
Met 13 ja-stemmen van Anne Van Goidsenhoven, Rudy Janssens, Anja Peeten, Hans Eyssen, Ann Spaepen, Pieter Coosemans, Kim Donders, Suzy Vanderheyden, Marieke Greveraars, Marc Van Looy, Katia Verheyen, Philip De Greef en Tine Binnemans
6 onthoudingen van Herman Van Criekingen, Kim Theys, Robbe Dupont, Jo Vanmechelen, Sabine Wyns en Jacques Toté
Artikel 1.
De raad voor maatschappelijk welzijn stelt de herziening meerjarenplan 2020-2025, als bijlage bij dit besluit, vast met betrekking tot zijn deel.
Art. 2.
Dit besluit wordt gepubliceerd op de gemeentelijke website.