Voorgeschiedenis

●        Beslissing van het vast bureau van 8 juli 2021 over de aankoop en het gebruik van de Zebra-software van Cipal-Schaubroeck voor planning en het administratief beheer van de diensten thuiszorg.

●        Beslissing van het vast bureau van 10 augustus 2023 met de principiële goedkeuring tot toekenning van een onkostenvergoeding voor de thuiszorgmedewerkers voor het gebruik van de Ell@-app

Feiten en context

●        De dienst gezinszorg werkt sinds kort met de Zebra-software voor het dossierbeheer (oa prijsbepaling, Belrai-score) de subsidiëring en de planning (vaste uurroosters en wekelijkse aanpassingen).

●        De communicatie (vnl. planning) met de verzorgenden gebeurt nu via e-mail, uitzonderlijk ook nog via sms-bericht. Vanuit het oogpunt van de GDPR is dat niet wenselijk. Deze berichten zijn ook niet eenvoudig op te nemen in een cliëntendossier.

●        De Zebra-software wordt de komende paar maanden progressief in gebruik genomen, o.a. :

○        de prestaties van de maand juli worden gefactureerd via Zebra (met link naar het Alfaboekhoudpakket van dezelfde softwareleverancier)

○        vanaf augustus verloopt de administratie van de kilometervergoedingen voor de medewerkers via Zebra

●        Zebra kan gelijktijdig gebruikt worden met de Ell@-app, een webtoepassing voor de verzorgenden.

●        De Ell@-app dient voor de communicatie vanuit de dienst met de verzorgenden (doorgeven planning en wijzigingen in de planning, bevestigen prestaties, ingeven kilometers met de cliënt). De verzorgenden kunnen op hun beurt opmerkingen over cliënten via de Ell@-app doorgeven aan de dienst.

●        Drie verzorgenden testen sedert begin juli het gebruik van de Ell@-app uit. De volledige uitrol naar alle verzorgenden is gepland in september/oktober.

●        De dienst huishoudhulp start eveneens in het najaar van 2023 met het gebruik van Zebra voor het opmaken van de planning, het dossierbeheer en de communicatie met de werknemers. Ook de huishoudhulpen zullen de ell@-app moeten gebruiken vanaf eind 2023/begin 2024.

Adviezen

●        Het protocol van akkoord van ACOD van 25 augustus 2023.

Juridische gronden

●        Art. 41 van het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017

Argumentatie

●        Via de Ell@-app kan de communicatie met de thuiszorgmedewerkers vlotter verlopen omdat dit rechtstreeks vanuit Zebra kan vertrekken.

●        De communicatie met de thuiszorgmedewerkers kan via de Ell@-app conform de GDPR-regels verlopen. Dat is getoetst met de DPO.

●        De drie verzorgenden die de Ell@app uittesten, zijn enthousiast en bevestigen de voordelen: vlottere communicatie met de dienst, eenvoudiger en minder tijdrovende administratieve handelingen.

●        tijdens de testfase van de app zijn geen technische aandachtspunten/problemen opgedoken.

●        De Ell@-app is enkel bruikbaar vanop een mobiel device met data-toegang (tablet, smartphone,...)

●        De app zou voor de betrokken thuiszorgmedewerkers maandelijks tussen 1 en 2 GB aan data verbruiken, dat leren we uit overleg met thuiszorgdiensten die de app al in de werking geïntegreerd hebben.

●        Het is wenselijk om de medewerkers die de app in hun dagelijkse werking als thuiszorgmedewerker moeten gebruiken hiervoor een onkostenvergoeding toe te kennen. Deze vergoeding is een compensatie voor het verbruik van 1 à 2 GB data per maand en voor de slijtage van het eigen gsm-toestel door intensiever gebruik. De verzorgenden en huishoudhulpen gebruiken de gsm bovendien voor sms- en telefoonverkeer met hun verantwoordelijke en cliënten.

●        Een vergoeding voor het dataverbruik en het gebruik van de privé-gsm biedt als voordelen:

○        voor de medewerker dat deze slechts 1 gsm-toestel op zak moet hebben en dat deze het toestel kan gebruiken waar hij/zij al het best mee vertrouwd is

○        voor het OCMW als werkgever is het aankoop- en it-beheer van een 70-tal bijkomende toestellen en het abonnementenbeheer hiervan i.f.v. het gebruik van de Ell@-app niet haalbaar binnen de huidige it- een aankoopresources.

●        De Ell@-app werkt met een 2-factor authenticatie en kan afgesloten worden na gebruik waardoor hij geschikt is om op een privé-toestel te gebruiken. 

●        De onkostenvergoeding voor het dataverbruik en de slijtage van het eigen toestel door frequenter gebruik in de dagelijkse werking moet in lijn liggen met de werkelijke kosten voor de werknemer.

●        De kosten voor dataverbruik en slijtage zijn hoger naargelang de app meer gebruikt wordt in de dagelijkse werking: een voltijdse werknemer zal de app meer gebruiken dan een deeltijdse werknemer.

●        Een gsm abonnement met 5 GB data kost op dit moment 12 à 15 euro per maand.

Bijlagen

●        Het reglement Ell@-app

Financiële gevolgen

●        Budgetcode en budget worden voorzien bij eerst volgende aanpassing van het meerjarenplan op 12 september 2023.

●        Geschatte kost voor 1 jaar bij de dienst gezinszorg: 1.600 euro.

●        Geschatte kost voor 1 jaar bij de dienst huishoudhulp: 2.100 euro

BESLUIT

Eenparig

Artikel 1.

De OCMW-raad keurt het reglement Ell@-app als bijlage bij dit besluit goed.

Art. 2.

Dit reglement is van toepassing op de thuiszorgmedewerkers van het OCMW die gebruik moeten maken van de Ell@-app op hun persoonlijke smartphone of tablet.

Art. 3.

Dit reglement treedt in werking op 1 september 2023.

Dit besluit wordt gecommuniceerd op volgende wijze:

●        communicatie aan de thuiszorgmedewerkers via de werkvergadering.