Zitting van Vast bureau van 19 12 2019

Notulen vast bureau van 12 december 2019

BESLUIT

Eenparig

Enig artikel.

Het verslag van de zitting van 12 december 2019 wordt goedgekeurd.

Zitting van Vast bureau van 19 12 2019

Informatieveiligheid 2020

Voorgeschiedenis

•         Besluit van het college van 28 juli 2016
Het college stelt het APB Vera aan als dienstverlener voor het opmaken van een risico analyse m.b.t. informatieveiligheid.Het college kiest voor het minimale basispakket aan individuele ondersteuning à rato van 0,5 dag per maand (1 uur per week).

•         Besluit van de OCMW-raad van 26 februari 2018
Aanstelling van Dimitri Ceyssens als DPO. De dienstverlening FGB zal à rato van 1 uur per week worden afgenomen via de overeenkomst die de gemeente heeft met Vera aan een uurtarief van 80 euro per uur. De gemeente factureert dit door aan het OCMW Holsbeek.

•         Besluit college 3 mei 2018
Het college keurt de uitbreiding van het pakket van individuele ondersteuning inzake informatieveiligheid door Vera goed. De gemeente neemt een pakket af van 4 uur per week à rato van 80 euro/uur incl. btw. De ondersteuning van 1 uur per week wordt door de gemeente gefactureerd aan het OCMW Holsbeek aangezien zij de dienstverlening afnemen via de overeenkomst die de gemeente heeft met Vera.

Feiten en context

•         Offerte it-punt van 1 oktober 2019 betreffende de afname van informatieveiligheid voor 190 uur per jaar waarvan er 160 uur voor de gemeente en OCMW wordt voorzien en 30 uur voor de gemeentelijke basisscholen.

Juridische gronden

•         Art. 84 van het Decreet lokaal bestuur.

Argumentatie

•         Door de 190 uur per jaar is de veiligheidconsulent/DPO gemiddeld 2,5 dagen per maand aanwezig in het bestuur (gemeente, OCMW en scholen) waarbij deze regelmatig alles kan opvolgen. Daarnaast heeft deze de kans om verschillende maatregelen uit het veiligheidsplan actief op te nemen.

•         it-punt factureert het volledige bedrag steeds aan het gemeentebestuur. Het OCMW betaalt jaarlijks zijn aandeel in de DPO-werking terug aan de gemeente.

Financiële gevolgen

BESLUIT

Eenparig

Artikel 1.

Het vast bureau keurt de tussenkomst in de kostprijs voor ondersteuning voor informatieveiligheid via it-punt aan de gemeente Holsbeek goed voor een bedrag van 7.298,9 euro/jaar.

Zitting van Vast bureau van 19 12 2019

Raamovereenkomst - Microsoft Exchange Online

Voorgeschiedenis

•         De principiële beslissing van de raad van bestuur van Cipal dv van 25 juli 2019 tot gunning via een openbare procedure van de overheidsopdracht waarvan het voorwerp bestaat uit “Aankoop van ICT-Infrastructuur” OF “Aankoop van licenties, gebruiksrechten, onderhouds- en ondersteuningsprogramma’s m.b.t. standaardsoftware”.

•         De in uitvoering van deze beslissing door de raad van bestuur van Cipal dv goedgekeurde opdrachtdocumenten, inzonderheid:

•         het bestek waar het stelt (punt 4.5): “Cipal dv zal in de zin van artikel 2, 6° van de wet van 17 juni 2016 betreffende de overheidsopdrachten, in het kader van onderhavige opdracht kunnen optreden als aankoopcentrale voor alle deelnemers in de dienstverlenende vereniging Cipal.

•         Deze besturen zullen zich, net als hun verenigingen en verzelfstandigde entiteiten, op de aankoopcentrale kunnen beroepen om ICT-infrastructuur in het kader van de te sluiten raamovereenkomst die het voorwerp uitmaakt van deze opdracht, af te nemen, zonder dat zij verplicht zijn af te nemen via deze raamovereenkomst.

•         Cipal dv zal in het kader van onderhavige opdracht tevens kunnen optreden als opdrachtencentrale voor (zonder dat deze entiteiten verplicht zijn af te nemen via deze raamovereenkomst) alle andere Vlaamse gemeente- en OCMW-besturen, hun verenigingen en verzelfstandigde entiteiten.

•         Het bestek waar het stelt (punt 4.6): “Cipal dv oefent de overkoepelende leiding van en het overkoepelend toezicht op de uitvoering van de raamovereenkomst uit, terwijl de afnemer de leiding van en het toezicht op de levering van de door de afnemer geplaatste bestelling uitoefent.”

•         Het bestek waar het stelt (punt 4.3): “Gezien de raamovereenkomst niet exclusief is, behoudt de opdrachtgever – net als elke andere afnemer – steeds de vrijheid om een bepaalde aankoop niet via het raamcontract maar volgens de gewone procedures, die de wet op de overheidsopdrachten toelaat, te voeren. In voorkomend geval wordt dit niet als een wijziging van de opdracht beschouwd.”

•         De beslissing van de raad van bestuur van Cipal dv van 25 juli 2019 waarbij voornoemde opdracht wordt gegund aan Comparex Belgium bvba, met maatschappelijke zetel te Buro & Design Center, Esplanade 1, Suite 315, Box 3, 1020 Brussel.

Juridische gronden

•         Art. 84 van het Decreet Lokaal Bestuur

•         De wetgeving op de overheidsopdrachten, inzonderheid op de artikelen 2, 6°, 43, §1, tweede lid en 47 van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten.

Argumentatie

•         De voornoemde opdracht van Cipal dv “Aankoop van licenties, gebruiksrechten, onderhouds- en ondersteuningsprogramma’s m.b.t. standaardsoftware” (Bestek CSMRTSOFT19) is een raamovereenkomst met één leverancier en Cipal dv treedt hierbij op als opdrachtencentrale in de zin van artikelen 2,6° en 47 van de wet van 17 juni 2016.

•         Het OCMW kan van de mogelijkheid tot afname van de raamovereenkomst via de opdrachtencentrale gebruik maken waardoor zij/het krachtens artikel 47, §2 van de wet van 17 juni 2017 is vrijgesteld van de verplichting om zelf een gunningsprocedure te organiseren. Het is aangewezen dat het OCMW gebruik maakt van de opdrachtencentrale om volgende redenen:

◦          de in de opdrachtencentrale voorziene licenties, gebruiksrechten, onderhouds- en ondersteuningsprogramma’s m.b.t. standaardsoftware voldoen aan de behoefte van het bestuur.

◦          Het bestuur moet zelf geen gunningsprocedure voeren wat een besparing aan tijd en geld betekent.

◦          Cipal dv beschikt over knowhow of technische expertise inzake de aankoop van licenties, gebruiksrechten, onderhouds- en ondersteuningsprogramma’s m.b.t. standaardsoftware of ICT-infrastructuur door aanbestedende overheden.

•         Het OCMW is niet verplicht tot enige afname van de raamovereenkomst.

Financiële gevolgen

BESLUIT

Eenparig

Enig artikel.

Het OCMW doet een beroep op de opdrachtencentrale van Cipal dv voor de aankoop van licenties, gebruiksrechten, onderhouds- en ondersteuningsprogramma’s m.b.t. standaardsoftware aangeboden via de raamovereenkomst “Aankoop van licenties, gebruiksrechten, onderhouds- en ondersteuningsprogramma’s m.b.t. standaardsoftware” (Bestek CSMRTSOFT19).