Zitting van Vast bureau van 08 07 2021

Notulen vast bureau van 01 juli 2021

BESLUIT

Eenparig

Enig artikel.

Het verslag van de zitting van 01 juli 2021 wordt goedgekeurd.

Zitting van Vast bureau van 08 07 2021

Kandidatenlijst - verzorgenden

Zitting van Vast bureau van 08 07 2021

OCMW Besluiten algemeen directeur

Zitting van Vast bureau van 08 07 2021

Uitbreiding software Cipal-Schaubroeck - Zebra - thuiszorgdiensten

Voorgeschiedenis

•         In 2019 stelde de sociale dienst zich kandidaat bij de firma Cipal-Schaubroeck als pilootorganisatie voor het uittesten van het programma Zebra, een planningsmodule voor de thuiszorgdiensten.

•         In september 2020 kregen we een eerste prijsindicatie voor Zebra.

•         In juni 2021 werd door Cipal-Schaubroeck (Frank Prinsen) bevestigd dat OCMW Holsbeek in het najaar van 2021 pilootorganisatie kan zijn en kregen we een offerte.

Feiten en context

•         Het OCMW van Holsbeek werkt voor de planning van de thuiszorgdiensten nog op een archaïsche manier die tijdrovend en frustrerend is voor de celhoofden van de diensten gezinszorg en huishoudhulp. Het OCMW wil, om efficiënter te kunnen werken, al jaren omschakelen naar een digitale planningsmodule.

•         Gemeente en OCMW gebruiken van de firma Cipal-Schaubroeck de software voor de BBC-boekhouding en de opvolging van de sociale dossiers.

Adviezen

•         De financieel beheerder verleende een visum op 6 juli 2021.

Argumentatie

•         De reguliere planning vergt op dit moment elke week van de celhoofden gezinszorg en huishoudhulp een volledige werkdag, tijd die zij niet kunnen besteden aan het coachen van medewerkers, kwaliteitszorg, opvolgen van de regelgeving...

•         Bij afwezigheid van de beide celhoofden is het moeilijk voor de back-up medewerkers om wijzigingen in de planning door te voeren omwille van de complexe handmatige manier van werken.

•         De komst van Zebra wordt al enkele jaren aangekondigd door Cipal-Schaubroeck en zal in het najaar, na een korte testfase, geïmplementeerd worden bij lokale besturen die het aankopen.

•         Zebra is ontwikkeld om zorgorganisaties te ondersteunen bij het beheer van cliëntdossiers, planningen en prestaties. Zebra vereenvoudigt de planning, maar ook de administratieve afhandeling van de gesubsidieerde en niet-gesubsidieerde zorg. Er is een directe link met Vesta, de Bel-Rai screener en de BBC boekhouding.

•         In een latere fase komt er, in samenspraak met de gebruikers, mogelijk een uitbreiding naar ander thuiszorgdiensten (personenalarm, maaltijdbedeling).

•         De toepassing is web-based.

•         Er is een bijbehorende mobiele app, genaamd Ell@, die de communicatie met de verzorgenden en huishoudhulpen kan vereenvoudigen. De dienst welzijn zal een plan uitwerken en voorleggen aan het vast bureau voor een gefaseerde invoering van de app vanaf 2022.

Bijlagen

•         offerte Zebra van Cipal-Schaubroeck.

Financiële gevolgen

De kostprijs, inclusief BTW, voor Zebra is als volgt verdeeld over éénmalige en recurrente kosten:

•         Eenmalige kost voor implementatie en opstart (met oa opleiding): 12.392,6 euro

•         Maandelijkse kost voor gebruiksrecht en hosting: 926,4 euro per maand, zijnde 11.117 euro per jaar.

De gebruikersovereenkomst wordt initieel afgesloten voor 3 jaar, met een aanpassing van de kosten aan de evolutie van de index. Bij bestelling na 30 september 2021 rekent Cipal-Schaubroeck een bijkomende éénmalige kost aan van 4.829,4 euro als instapvergoeding. 

BESLUIT

Eenparig

Art. 1.

Het vast bureau keurt de uitbreiding van de software van Cipal-Schaubroeck met het pakket Zebra goed voor gebruik door de diensten gezinszorg en huishoudhulp. 

Art. 2.

De kostprijs, inclusief BTW, voor Zebra is als volgt verdeeld over éénmalige en recurrente kosten:

•         Eenmalige kost voor implementatie en opstart (met oa opleiding): 12.392,6 euro

•         Maandelijkse kost voor gebruiksrecht en hosting: 926,4 euro per maand, zijnde 11.117 euro per jaar.

Art. 3.

De gebruikersovereenkomst wordt initieel afgesloten voor 3 jaar, met een aanpassing van de kosten aan de evolutie van de index.

Art. 4.

De implementatie is voorzien voor het najaar van 2021. Na de pilootfase wordt samen met Cipal-Schaubroeck een concrete datum vastgelegd. Cipal-Schaubroeck voorziet de nodige opleiding en begeleiding ter plaatse.

Zitting van Vast bureau van 08 07 2021

Bestellingen - Betalingen

Juridische gronden

•         Artikel 84 van het Decreet lokaal bestuur.
Het vast bureau gaat de verbintenissen, die niet te maken hebben met toekenning van individuele steunen, aan namens het OCMW.

•         Artikels 265 tot en met 272 van het Decreet lokaal bestuur.
Deze artikelen regelen de ontvangsten en uitgavencyclus voor het OCMW-bestuur.

BESLUIT

Eenparig

Enig artikel

Aanrekeningen

Het vast bureau stelt betaalbaar:

•         de mandatenlijst O/2021/177 voor een totaal bedrag van 18.157,90 euro.

In de mate dat deze aanrekeningslijsten door de algemeen directeur reeds zijn betaalbaar gesteld op basis van de delegatie van het budgethouderschap neemt het vast bureau kennis van deze aanrekeningslijsten.