Zitting van CBS van 30 12 2019
Notulen vorige zitting
Zitting van CBS van 30 12 2019
Brief gemeenschappelijk vakbondsfront - kennisname
Zitting van CBS van 30 12 2019
PBE - uitnodiging overlegforum 28 januari 2020 - kennisneming
Zitting van CBS van 30 12 2019
Overheidsopdracht - aankoop screeningstool webtoegankelijkheid en contrast aanpassing frontend holsbeek.be - gunning
Voorgeschiedenis
• 9 juni 2015 - beslissing van de gemeenteraad:
"Overheidsopdracht - Gemeentelijke website - Raamovereenkomst met autonoom provinciebedrijf VERA als opdrachtencentrale en de firma LCP nv als webleverancier - Gunning".
• 26 oktober 2016 - Richtlijn 2016/2102 van het Europees Parlement en de Raad van de Europese Unie:
"Toegankelijkheid van de websites en mobiele applicaties van overheidsinstanties".
• 22 december 2016 - Inwerkingtreding Europese richtlijn inzake toegankelijkheid van overheidswebsites en mobiele applicaties.
• 29 juli 2019 - Offerte "webtoegankelijkheid" in het kader van de raamovereenkomst gemeentelijke website, afgeleverd door de firma LCP nv.
Feiten en context
• De website www.holsbeek.be is niet conform de Europse richtlijn toegankelijkheid.
• De firma LCP nv (Brugsestraat 196/1, 8020 Oostkamp) levert een screeningstoepassing voor nieuwe en bestaande webcontent aan waarmee overheidsinstanties zich in orde kunnen stellen met de nieuwe toegankelijksheidsrichtlijnen (WCAG 2.0 AA) voor overheidswebsites. Bijkomend implementeert de firma de verplichte hoog contrast switch knop op de frontend van de website en voorziet men optioneel een rapport met dode links op het dashboard van het CMS. Dit betreft een eenmalige investering.
• Bestaande overheidswebsites moeten vanaf 23 september 2020 voldoen aan de WCAG 2.0 AA richtlijnen.
Argumentatie
• Het screeningsrapport van de firma LCP nv identificeert periodiek zowel technische als inhoudelijke problemen met betrekking tot de nieuwe toegankelijkheidsrichtlijnen.
◦ De firma LCP nv is verantwoordelijk voor de aanpak van de technische problemen. Hieruit kan een meerkost voortvloeien die niet inbegrepen is in de aankoop van de toegankelijkheidsmodule.
◦ De webauteurs zijn verantwoordelijk voor de aanpak van de inhoudelijke aanpassingen die voortvloeien uit de screening bij nieuwe content en de periodieke screening van de site.
• De implementatie van de verplichte hoog contrast switch knop ligt in handen van de firma LCP nv en stelt de surfer in staat om het contrastniveau van de website naar eigen behoefte aan te passen.
• De optionele toevoeging van het rapport van de dode links in het CMS zorgt ervoor dat de burgers minder geconfronteerd worden met verouderde links en de webauteurs hier niet meer zelf naar op zoek moeten gaan. Dit rapport wordt wekelijks gegenereerd.
• Plan van aanpak:
◦ Januari 2020: intekening op de offerte "webtoegankelijkheid" van de firma LCP nv en start integratie toegankelijkheidsuitbreidingen door de firma op de website en in het CMS.
◦ Februari-maart 2020: opleiding webauteurs.
◦ April-augustus 2020: screening holsbeek.be en inhoudelijke aanpassingen holsbeek.be door de webauteurs.
• De uitvoering van dit project ligt in handen van de communicatiedeskundige, met de ondersteuning van de jeugdconsulent. Deze werd met de komst van holsbeek.be aangesteld als mede-webmaster en kan hierbinnen eveneens fungeren als back-up.
• De communicatiedeskundige ontwikkelt eveneens een toegankelijkheidsverklaring voor holsbeek.be. Dit betreft een afzonderlijke bepaling vanuit de Europese richtlijn toegankelijkheid.
Bijlagen
• Beslissing gemeenteraad van 9 juni 2015: Gunning raamovereenkomst website.
• Offerte "webtoegankelijkheid" van de firma LCP nv.
Financiële gevolgen
Budgetsleutel | Geraamde uitgave |
BD 1 - actie 021014 - MAR 24100100 - BV 0119 | € 3.025 (incl. btw) |
BESLUIT
Eenparig
Artikel 1.
Het college van burgemeester en schepenen geeft een positief gevolg aan de offerte "webtoegankelijkheid" van de firma LCP nv (Brugsestraat 196/1, 8020 Oostkamp).
Art. 2.
De uit te voeren opdracht "webtoegankelijkheid" bestaat uit:
• Integratie screeningstool in het CMS en op de website holsbeek.be.
• Implementatie hoog contrast switch knop op de website holsbeek.be.
• Implementatie rapport dode links op het dashboard van het CMS.
Art. 3.
De waarde van de opdracht "webtoegankelijkheid" wordt geraamd op:
• 3.025 euro, incl. btw.
Dit betreft een eenmalige aankoop.
Eventuele technische problemen die voortvloeien uit de toegankelijkheidsscreening en die aangepakt moeten worden door de firma LCP nv, zijn niet begrepen in deze opdracht.
Art. 4.
De aankoop wordt gefinancierd met de kredieten die gefinancierd worden voor de aankoop van ICT in het investeringsbudget voor het dienstjaar 2020:
• BD1 - actie 021014 - MAR 24100100 - BV 0119.
Art. 5.
Het college van burgemeester en schepenen keurt het plan van aanpak goed:
• Januari 2020: intekening op de offerte "webtoegankelijkheid" van de firma LCP nv + start integratie toegankelijkheidsuitbreidingen door de firma in de website en het CMS.
• Februari-maart 2020: informatiemoment en opleiding webauteurs.
• April-augustus 2020: screening holsbeek.be en inhoudelijke aanpassingen holsbeek.be door de webauteurs.
Art. 6.
De uitvoering van dit project ligt in handen van de communicatiedeskundige, met de ondersteuning van de jeugdconsulent als mede-webmaster. Hij fungeert hierbinnen eveneens als back-up.
Art. 7.
De communicatiedeskundige ontwikkelt eveneens een toegankelijkheidsverklaring voor holsbeek.be. Dit betreft een afzonderlijke bepaling vanuit de Europese richtlijn toegankelijkheid.
Zitting van CBS van 30 12 2019
Gemeentepersoneel - examencommissie
Bram Van Baelen Annelies Vander Bracht Hans Eyssen Anne Van Goidsenhoven Ria Verstraelen Rudy Janssens Bram Van Baelen Annelies Vander Bracht Hans Eyssen Anne Van Goidsenhoven Rudy Janssens aantal voorstanders: 5 , aantal onthouders: 0 , aantal tegenstanders: 0 Goedgekeurd
Zitting van CBS van 30 12 2019
Poetshulp GBS De Gobbel - vervangingscontract
Bram Van Baelen Annelies Vander Bracht Hans Eyssen Anne Van Goidsenhoven Ria Verstraelen Rudy Janssens Bram Van Baelen Annelies Vander Bracht Hans Eyssen Anne Van Goidsenhoven Rudy Janssens aantal voorstanders: 5 , aantal onthouders: 0 , aantal tegenstanders: 0 Goedgekeurd
Zitting van CBS van 30 12 2019
GBS KD - tijdelijke aanstelling - kleuterleidster
Bram Van Baelen Annelies Vander Bracht Hans Eyssen Anne Van Goidsenhoven Ria Verstraelen Rudy Janssens Bram Van Baelen Annelies Vander Bracht Hans Eyssen Anne Van Goidsenhoven Rudy Janssens aantal voorstanders: 5 , aantal onthouders: 0 , aantal tegenstanders: 0 Goedgekeurd
Zitting van CBS van 30 12 2019
GBS KD - GLBO medische bijstand
Bram Van Baelen Annelies Vander Bracht Hans Eyssen Anne Van Goidsenhoven Ria Verstraelen Rudy Janssens Bram Van Baelen Annelies Vander Bracht Hans Eyssen Anne Van Goidsenhoven Rudy Janssens aantal voorstanders: 5 , aantal onthouders: 0 , aantal tegenstanders: 0 Goedgekeurd
Zitting van CBS van 30 12 2019
GBS KD - tijdelijke aanstelling - onderwijzer
Bram Van Baelen Annelies Vander Bracht Hans Eyssen Anne Van Goidsenhoven Ria Verstraelen Rudy Janssens Bram Van Baelen Annelies Vander Bracht Hans Eyssen Anne Van Goidsenhoven Rudy Janssens aantal voorstanders: 5 , aantal onthouders: 0 , aantal tegenstanders: 0 Goedgekeurd
Zitting van CBS van 30 12 2019
GBS KD - TADD - leermeester isl. godsdienst
Zitting van CBS van 30 12 2019
Ambtshalve afvoering
Zitting van CBS van 30 12 2019
Ambtshalve afvoering
Zitting van CBS van 30 12 2019
Derdentoegang afgeven lijsten
Zitting van CBS van 30 12 2019
Jeugdraad - kennisname ontwerpverslag - 9 december
Zitting van CBS van 30 12 2019
Leaderwerking Hageland - groep Hageland+ - bruikleenovereenkomst tablets Happy Hageland
Voorgeschiedenis
• De gemeente maakt deel uit van de Leaderwerking Hageland - groep Hageland+.
• De 20 Hagelandse gemeenten beslisten in 2016 om in te stappen in het project "Hageland digitaal". Dit innoverende plattelandsproject, dat cofinanciering krijgt van Vlaanderen en de provincie Vlaams-Brabant, wil deze gemeenten digitaal ontsluiten via één handige app genaamd "Happy Hageland".
• De lancering van de Hageland app vond plaats op 10 november 2017.
Feiten en context
• De gratis Happy Hageland app is een digitale toegangsweg tot het Hageland, de landelijke dorpen en mooie steden, haar lokale besturen en handelaars, én natuurlijk haar toeristische en culturele activiteiten. Hiermee biedt de app zowel informatie aan voor inwoners, als voor toeristen.
• De dienst toerisme ondersteunt de promotie van de Hageland app "Happy Hageland".
• Om inwoners en bezoekers toe te laten de Happy Hageland app te testen, wordt een tablet met bijhorende tablethouder op voet ter beschikking gesteld.
• De gemeente Holsbeek komt in aanmerking voor twee tablets in bruikleen.
◦ één in het gemeentehuis
◦ één zou kunnen geplaatst worden in het bezoekerscentrum van het Kasteel van Horst - dit moet de intiatiefnemer dan zelf opnemen met de vzw Herita die het bezoekerscentrum beheert.
• Tussen de vzw Leader-Hageland en de gemeente Holsbeek wordt een bruikleenovereenkomst voor één tablet Happy Hageland afgesloten. Deze wordt geplaatst in het gemeentehuis.
Juridische gronden
• Het decreet lokaal bestuur.
Bijlagen
• Bruikleenovereenkomst tablets Happy Hageland.
BESLUIT
Eenparig
Artikel 1.
Het college van burgemeester en schepenen gaat akkoord met de "Bruikleenovereenkomst tablets Hageland" voor de plaatsing van een tablet in het gemeentehuis. De cel toerisme van de gemeente staat in voor de verdere uitwerking van dit dossier.
Art. 2.
Voor de plaatsing van een tablet in het bezoekerscentrum kasteel van Horst, moet de initiatiefnemer zelf contact opnemen met de vzw Herita die het bezoekerscentrum beheert.
Zitting van CBS van 30 12 2019
Buurthuis - afrekening concessionaris
Zitting van CBS van 30 12 2019
Poëzie in de Pastorie - uitkering subsidie 2019 - Vlaanderen feest
Zitting van CBS van 30 12 2019
WinAr - update erkenningsaanvraag - goedkeuring
Feiten en context
• De gemeente maakt deel uit van de intergemeentelijke onroerenderfgoeddienst WinAr.
• Om een uitbreiding van een bestaande intergemeentelijke onroerenderfgoeddienst te bestendigen, dient de originele erkenningsaanvraag uit 2015 geactualiseerd te worden.
• Om erkend te blijven als IOED moet het intergemeentelijk samenwerkingsverband:
◦ op basis van een omgevingsanalyse aantonen dat het werkingsgebied over een gemeenschappelijk erfgoedpakket beschikt.
◦ Een integraal en geïntegreerd onroerenderfgoedbeleidsplan indienen, met een gezamenlijke visie en plan van aanpak, dat aan de volgende voorwaarden voldoet:
▪ het gaat om een gezamenlijke visie en een gezamenlijk plan van aanpak voor het behoud, gebruik en de herbestemming van het onroerend erfgoed in het werkingsgebied, complementair aan het Vlaams onroerenderfgoedbeleid.
▪ De beleidsvisie is integraal: een visie op de zorg voor het archeologisch erfgoed, de monumenten, de cultuurhistorische landschappen en de stads- en dorpsgezichten.
▪ De beleidsvisie is geïntegreerd: een visie die is afgestemd met andere beleidsvelden die raakvlakken hebben met de onroerenderfgoedzorg.
▪ De beleidsvisie houdt rekening met de noden van de aanwezige onroerenderfgoedactoren.
◦ Vrijwilligerswerkingen en erfgoedgemeenschappen ondersteunen en een lokaal draagvlak creëren.
◦ Over voldoende expertise beschikken en een consultatienetwerk uitbouwen.
Juridische gronden
• Het decreet lokaal bestuur, artikel 56.
Het college voert de besluiten van de gemeenteraad uit.
• De beslissing van de gemeenteraad in de zitting van 19 november 2019 waarin de verlenging van de projectvereniging WinAr werd goedgekeurd voor 6 jaar (2021 - 2026) en de gewijzigde statuten van de projectvereniging WinAr, het beleidsplan voor de nieuwe beleidsperiode en de nieuwe gemeentelijke bijdragen werden goedgekeurd.
• Het ministerieel besluit van 28 april 2015 waarbij WinAr erkend werd als intergemeentelijke onroerenderfgoeddienst (IOED).
• Het onroerenderfgoeddecreet van 12 juli 2013.
Bijlagen
• Erkenningsaanvraag en beleidsplan voor de periode 2021 - 2026 van de erkende intergemeentelijke onroerenderfgoeddienst WinAr.
BESLUIT
Eenparig
Enig artikel.
Het college van burgemeester en schepenen keurt de bijgevoegde erkenningsaanvraag en het bijgevoegd beleidsplan voor de periode 2021-2026 van de erkende intergemeentelijke onroerenderfgoeddienst WinAr goed.
Zitting van CBS van 30 12 2019
Omgevingsproject De Rycke - Bruul 48
Zitting van CBS van 30 12 2019
Omgevingsproject - Waterstraat 2
Zitting van CBS van 30 12 2019
Omgevingsproject Schrevens - Groenstraat 46
Zitting van CBS van 30 12 2019
Hertstraat - prekadastratie
Zitting van CBS van 30 12 2019
Melding problematiek +10m op Chartreuzenberg - verkeersveiligheid en bereikbaarheid
Zitting van CBS van 30 12 2019
Ecowerf - inzameling PAPKA - minicontainers
Voorgeschiedenis
• Schrijven van Ecowerf van 29 oktober inzake de inzameling van papier en karton in minicontainers
◦ vraag tot deelname.
Feiten en context
• Collegebeslissing van 31 januari 2019 tot niet deelname aan de werkgroep wegens de hoge kosten voor de gemeenschap.
• 14 gemeenten hebben deelgenomen aan de werkgroepen waaruit volgend kostenmodel uitkwam :
◦ er wordt gekozen voor de 240 l container
◦ er mag geen papier naast gezet worden
◦ containers worden geregistreerd, maar niet gewogen
◦ 4-wekelijkse inzameling
◦ geen aanbiedingstarief, wel huur
◦ bijdrage per inwoner3,18 euro
◦ bijdrage per ton42,38 euro
◦ containerkost per jaar6,15 euro
• Inzamelkost in containers wordt geschat op 55.162 euro versus de huidige inzamelkost van
46. 923 euro, zijnde een meerkost van 8.238 euro per jaar.
• Daarbij komt de kost van het containerbeheer geschat op 24.047 euro.
• Totale meerkost voor de gemeente per jaar bedraagt dan 32.286 euro.
Juridische gronden
• Materialendecreet van 23 december 2011.
• Vlarema van 17 februari 2012
◦ selectieve inzameling van materialen is verplicht.
◦ De aanrekening aan de burger kan gebeuren door variabele tarieven en het heffen van een forfaitaire belasting. Indien de opbrengst hiervan onvoldoende is om de kosten van het afvalbeheer te betalen dient de gemeente of stad bij te passen vanuit de algemene middelen.
• Decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur.
Argumentatie
• Het werken met containers voor het ophalen van papier is ergonomischer en makkelijker voor de laders, maar het blijft een aanzienlijke meerprijs die de inwoner moet betalen.
BESLUIT
Eenparig
Enig artikel.
Het college van burgemeester en schepenen beslist principieel tot niet deelname aan het project van papier/karton ophaling in containers.
Zitting van CBS van 30 12 2019
Evenement - personeelsfeest - 17 januari 2020 - Buurthuis
Voorgeschiedenis
• Evenementaanvraag ingediend op 27 december 2019 door de gemeente Holsbeek voor het houden van een personeelsfeest.
Feiten en context
• Het personeelsfeest vindt plaats op vrijdag 17 januari 2020 in het Buurthuis, Dorp 7.
• Er zal elektronisch versterkte muziek gespeeld worden van 19.30 u tot 23 u als achtergrond en nadien tot 3 u is er dansgelegenheid.
• Besluit van het college van 24 oktober 2019 tot het houden van het nieuwjaarsfeest.
Juridische gronden
• Het gemeentelijk reglement op geluidshinder goedgekeurd in gemeenteraadszitting van 17 november 2017
◦ Art. 3 - muziek mag geen abnormale hinder veroorzaken, tenzij mits voorafgaande schriftelijke toestemming van de burgemeester of zijn afgevaardigde.
• Besluit van de Vlaamse regering van 6 februari 1991 houdende vaststelling van het Vlaams reglement betreffende de milieuvergunning, rubriek 32 inzake geluid.
Argumentatie
• Er worden maximaal 12 evenementen per jaar die een geluidsvergunning nodig hebben, gehouden in het Buurthuis.
• Indien het feest zorgt voor overlast in de buurt, kan de politie steeds optreden.
BESLUIT
Eenparig
Artikel 1.
Het college van burgemeester en schepenen staat een afwijking toe op het geluid in het kader van het gemeentelijk reglement betreffende geluidsoverlast beginnend op vrijdag 17 januari 2020 vanaf 19.30 uur en eindigend zaterdag 18 januari 2020 om 3 uur, als volgt :
• Het decibel gehalte gemeten in het midden van de publieksruimte op een hoogte van minimaal 1,50 meter of ter hoogte van de mengtafel bedraagt maximaal 90 dB(A) Laeq,15 min.
• De verantwoordelijke voor het geluidsniveau moet steeds een duidelijk visuele indicatie hebben van het geluidsniveau. Het college geeft de voorkeur aan het gebruik van een muziekbegrenzer.
Art. 2.
Buiten de toegestane afwijking in artikel 1, moeten de normen van het gemeentelijk reglement betreffende het geluid worden nageleefd.
Art. 3.
De omwonenden in een straal van 250 m moeten op de hoogte worden gebracht van de activiteit. Deze moeten een telefoonnummer ontvangen waarop ze de verantwoordelijke(n) kunnen bereiken, ook tijdens het evenement.
Art. 4.
De geluidsversterkers moeten zodanig worden geplaatst dat geluidsverstrooiing naar buiten tot een minimum beperkt wordt (boxen gericht richting publiek, niet richting omwonenden. Het college raadt aan om dit op voorhand uit te testen). Ramen en deuren moeten gesloten blijven daar de zaal gelegen is nabij woningen.
Zitting van CBS van 30 12 2019
OO - aanstellen afkoppelingsdeskundige
Zitting van CBS van 30 12 2019
Overheidsopdracht - afname raamcontract C-smart - uitbreiding softwareprogramma met zaalverhuurmodule - goedkeuring uitrol fase 2
Voorgeschiedenis
• Raadsbesluit van 11 september 2018
De gemeenteraad keurt de afnames op raamcontracten aankoopcentrale C-smart opgesteld voor lokale besturen, goed.
• Offerte van E2E 5 juli 2019
De offerte omvat de aankoop van een softwareprogramma met modules voor inschrijvingen, verhuur en evenementen.
• Collegebesluit van 12 september 2019
Het college keurt het project goed voor de aankoop van een softwareprogramma voor zaalverhuur en verhuur materialen, uitgebreid met module voor inschrijvingen en evenementen en laat fase 1 van het project (module voor inschrijvingen en opvang) uitrollen.
Feiten en context
• Het college keurde in de vergadering van 12 september 2019 het project voor de aankoop van een nieuw uitgebreid softwareprogramma goed. Dit project bestaat uit verschillende fases die telkens ter goedkeuring worden voorgelegd aan het college.
• De verschillende fases en hun voorlopige timing zijn:
◦ Fase 1: Inschrijvingen en naschoolse opvang
INSCHRIJVINGEN:
▪ Uitrol: januari 2020
NASCHOOLSE OPVANG:
▪ Uitrol: 1 januari 2020
◦ Fase 2: Zaalverhuur
▪ Workshop: januari 2020
▪ Test versie + opleiding: februari - maart 2020
▪ Uitrol: mei 2020
◦ Fase 3: Evenementenloket en uitleendienst
EVENEMENTENLOKET:
▪ Workshop: september 2020
▪ Test versie + opleiding: november 2020
▪ Uitrol: januari 2021
MATERIALEN:
▪ Workshop: september 2020
▪ Test versie + opleiding: november 2020
Juridische gronden
• Artikel 56 van het Decreet lokaal bestuur betreffende de bevoegdheden van het college van burgemeester en schepenen.
• Het besluit van de gemeenteraad van 26 februari 2019 houdende vaststelling van de opdrachten voor werken, leveringen en diensten die kunnen beschouwd worden als opdrachten van dagelijks bestuur.
• Wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen.
• Het Bestuursdecreet van 7 december 2018.
• Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, meer bepaald artikels 326 tot en met 341 betreffende het bestuurlijk toezicht.
• Wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, en latere wijzigingen.
• Wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten.
• Koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, en latere wijzigingen.
• Koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen.
Advies
• De financieel directeur verleende visum op 16 december 2019.
Argumentatie
• De workshop en de opleidingen voor fase 1 zijn reeds achter de rug. De module voor inschrijvingen en opvang rolt begin januari uit.
• Voor de module zaalverhuur is een uitrol in mei 2020 vooropgesteld.
• Deze timing is gekozen in samenspraak met de sportdienst op basis van de datum waarop de verenigingen hun vaste verhuur moeten doorgeven. Deze verhuur kan bijgevolg onmiddellijk opgenomen worden in het nieuwe systeem.
• Situatie Sportschuur:
◦ De huidige zaalverhuur gebeurt op basis van excel-tabellen. 4 tot 5 personen nemen handmatig de verhuur aan. Dit heeft reeds tot vergissingen geleid.
◦ Verenigingen kunnen de beschikbaarheid van de zalen niet raadplegen. Hierdoor moet de klant steeds telefonisch contact opnemen om een beeld te krijgen van vrije zaaluren.
◦ Door een digitaal verhuursysteem kan op een duidelijke en eenvormige manier gecommuniceerd worden aan de klant.
◦ Ook naar facturatie toe kan een nieuw programma heel wat tijdwinst opleveren:
▪ facturatie gekoppeld aan de zaalverhuur zodat de kans op vergissingen of fouten verkleint
▪ automatische opmaak en verwerking van de facturen
▪ eenvoudig laattijdige betalingen opvolgen
▪ het huidige facturatieprogramma is niet meer aanpasbaar.
• Situatie andere zalen cultuurdienst:
◦ De cultuurdienst beheert verschillende zalen, met uiteenlopende faciliteiten en beheermodaliteiten:
▪ Pastorie Kortrijk-Dutsel
▪ Polyvalente zaal bibliotheek
▪ Buurthuis
▪ vergaderzaal Buurthuis
▪ vergaderzaal Sportschuur
◦ Elke zaal heeft nu zijn eigen outlookkalender. Bij elke aanvraag moet deze kalender geraadpleegd worden.
◦ De kalenders van de vergaderzaal van de Sportschuur en de vergaderzaal van het Buurthuis zijn niet raadpleegbaar. Hiervoor moet steeds contact opgenomen worden met de collega's van de Sportschuur of met de concessionaris van het Buurthuis. Dit wil zeggen dat er steeds over en weer gebeld moet worden alvorens er een akkoord kan gegeven worden aan de klant.
◦ Bij verhuring van het Buurthuis via de concessionaris, moet deze steeds telefonisch contact opnemen met de cultuurdienst. Indien deze aanvraag gebeurt in of net voor het weekend bestaat het risico dat de zaal reeds door de cultuurdienst werd vastgelegd en de concessionaris alsnog de zaal moet weigeren aan de klant.
◦ Een realtime zicht op de beschikbaarheid van de zalen is klantvriendelijker en bespaart de cultuurdienst aanzienlijk wat werk.
◦ Elke zaal heeft zijn eigen materialen die al dan niet klaar gezet moeten worden door de zaalverantwoordelijke of de concessionaris. vb. tribune, tafels, stoelen, beamer,...
◦ Voor de opvolging van de facturatie moet nu steeds een beroep gedaan worden op de financiële dienst. Bij een rechtstreekse koppeling met de boekhouding zijn de betalingen opvolgbaar via het softwareprogramma.
◦ Het vragen van waarborgen is arbeidsintensief en tijdrovend (collegebeslissing, brieven, mails enz.). De opvolging van ontbrekende materialen wordt soms niet tijdig gemeld door de concessionaris. De cultuurdienst onderzoekt of het zinvol is om het uitleenreglement in die zin aan te passen dat er geen waarborgen meer gevraagd worden voor het gebruik van de keuken en de tribune in het Buurthuis.
◦ Via een nieuw zaalverhuursysteem kunnen de huurovereenkomsten eenvormig en snel afgehandeld worden.
• Binnen het project voor de aankoop van een softwareprogramma voor zaalverhuur en verhuur materialen, uitgebreid met module voor inschrijvingen en evenementen is fase 2 "Zaalverhuur" als volgt ingepland:
◦ Workshop: januari 2020
◦ Test versie + opleiding: februari - maart 2020
◦ Uitrol: mei 2020
• Op basis van de goedgekeurde offerte van 5 juli 2019 wenst de dienst openbare werken nu de 2e fase voor zaalverhuur effectief uit te rollen.
• De module voor zaalverhuur omvat:
◦ beheer van zalen
◦ beheer van prijzen en prijsstructuren
◦ klantenbeheer
◦ reservatiebeheer
◦ rapportering
◦ planning van de zaal projecteren op LCD-scherm (optie)
◦ drankenbeheer (optie)
◦ toegangscontrole
• De module zaalverhuur uit het raamcontract van C-smart voldoet aan de eisen en kan eenvoudig besteld worden. Het raamcontract zorgt voor goede voorwaarden en een voordelige prijs. Hierdoor is het dan ook aangewezen om de software voor zaalverhuur af te nemen via het raamcontract.
• De offerte omvat een eenmalige kost voor de aankoop en een jaarlijkse onderhoudskost voor de verschillende modules. Voor het opstarten van elke module is er een workshop voorzien voor het analyseren van de processen. Bij opstart en implementering van elke module wordt een opleiding voorzien voor de betrokken medewerkers.
• De kosten verbonden aan deze fase voor zaalverhuur is als volgt:
▪ Eenmalige kost: € 8.925 excl. btw of € 10.799,25 incl. btw
▪ Jaarlijkse kost: € 1.453,75 excl. btw of € 1.759,04 incl. btw
Voor een detail van deze bedragen, zie bijlage "Budgetraming softwarepakket E2E".
Financiële gevolgen
Budgetsleutel | Geraamde uitgave |
BD 2 - actie 00201001 - MAR 24100100 - BV 0119 (éénmalige aankoopkost) BD 2 – actie recurrent – MAR 61300200 – BV 0119 (jaarlijkse kosten) | eenmalige aankoopkost fase 2: € 10.799,25 incl. btw Jaarlijkse kost voor fase 2: |
BESLUIT
Eenparig
Artikel 1.
Het college van burgemeester en schepenen keurt het project goed voor de aankoop van een nieuw softwareprogramma met modules voor inschrijvingen, verhuur van zalen en evenementen uit het raamcontract van C-smart, gegund aan E2E nv uit Gentbrugge.
Art. 2.
Het college van burgemeester en schepenen roept in het kader van het project voor de aankoop van een nieuw softwareprogramma met modules voor inschrijvingen, verhuur van zalen en evenementen uit het raamcontract van C-smart, gegund aan E2E nv uit Gentbrugge, de 2e fase af voor de module zaalreservatie. Dit voor een eenmalige aankoopkost van 10.799,25 euro incl. btw. De geraamde jaarlijkse kost voor onderhoud en hosting bedraagt 1.759,04 euro incl. btw.
Art. 3.
De eenmalige kost zal aangerekend worden op basis van de timing van de implementatie op het krediet ingeschreven in het investeringsbudget op budgetcode:
• BD 2 - actie 00201001 - MAR 24100100 - BV 0119.
Art. 4.
De jaarlijkse onderhoudskost zal aangerekend worden op het krediet ingeschreven in het exploitatiebudget op budgetcode:
• BD 2 – actie recurrent – MAR 61300200 – BV 0119.
Zitting van CBS van 30 12 2019
OO - inrichten kunstacademie - P2 - verrekening 1
Zitting van CBS van 30 12 2019
OO - Winge 4 - bijkomende opmetingen
Zitting van CBS van 30 12 2019
OO - VBR Lemingsbeek - definitieve oplevering
Zitting van CBS van 30 12 2019
OO - uitvoeren peilingen - vorderingsstaat
Publicatie LBLOD
De applicatie "Meeting.burger" helpt lokale besturen bij het aanmaken, annoteren en publiceren van agenda's, besluiten en notulen volgens het principe van gelinkte open data.
Wanneer een publicatie wordt uitgevoerd, wordt er een expliciete "bundel" van het document opgeslagen. Op dat moment is het document inhoudelijk niet meer aanpasbaar door de gebruiker. Deze "bundel" bestaat uit:
De inhoud van de publicatie op het moment dat deze werd uitgevoerd.
Een unieke identificatie van de gebruiker die de actie heeft uitgevoerd.
De tijdstempel waarop de actie werd uitgevoerd.
Al deze gegevens staan op een aparte publicatie omgeving die beveiligd toegankelijk is voor een beperkt aantal personen.