Zitting van CBS van 14 01 2021

Notulen vorige zitting

Zitting van CBS van 14 01 2021

Arbeidsongeval - consolidatie

Zitting van CBS van 14 01 2021

Kindercultuur - aanbod eerste semester 2021

Zitting van CBS van 14 01 2021

Omgevingsproject Aerts - Attenhovendreef 15

Zitting van CBS van 14 01 2021

Omgevingsproject Van Gils - Meesberg 26

Zitting van CBS van 14 01 2021

Omgevingsproject  Cardinaels - Sukkelpotweg 5

Zitting van CBS van 14 01 2021

Omgevingsproject Van den Hoof - Appelweg 85

Zitting van CBS van 14 01 2021

Omgevingsproject Boogers - Langestraat 108

Zitting van CBS van 14 01 2021

ANB - kapmachtiging - IJzersteenpad

Zitting van CBS van 14 01 2021

Overheidsopdracht - afname raamcontract C-smart - uitbreiding softwareprogramma evenementenloket en module uitleen materialen - goedkeuring uitrol fase 3

Voorgeschiedenis

•      Raadsbesluit van 11 september 2018
De gemeenteraad keurt de afnames op raamcontracten aankoopcentrale C-smart opgesteld voor lokale besturen, goed.

•     Offerte van E2E 5 juli 2019
De offerte omvat de aankoop van een softwareprogramma met modules voor inschrijvingen, verhuur en evenementen.

•     Collegebesluit van 12 september 2019
Het college keurt het project goed voor de aankoop van een softwareprogramma voor zaalverhuur en verhuur materialen, uitgebreid met module voor inschrijvingen en evenementen en laat fase 1 van het project (module voor inschrijvingen en opvang) uitrollen.

•     Collegebesluit van 30 december 2019
Het college keurt het project goed voor de aankoop van een softwareprogramma voor zaalverhuur en verhuur materialen, uitgebreid met module voor inschrijvingen en evenementen en laat fase 2 van het project (module voor zaalverhuur) uitrollen.

•     MAT van 23 november 2020

Bespreking projectfiche uitrol fase 3: evenementenloket en materialen.

Feiten en context

•      Het college keurde in de vergadering van 12 september 2019 het project voor de aankoop van een nieuw uitgebreid softwareprogramma goed. Dit project bestaat uit verschillende fases die telkens ter goedkeuring worden voorgelegd aan het college.

•      De verschillende fases en hun voorlopige timing zijn:

◦       Fase 1: inschrijvingen en naschoolse opvang: reeds uitgerold: januari 2020.

◦       Fase 2: zaalverhuur: reeds uitgerold: zomer 2020.

◦       Fase 3: evenementenloket en uitleendienst: geplande uitrol: najaar 2021.

Juridische gronden

•         Artikel 56 van het Decreet lokaal bestuur betreffende de bevoegdheden van het college van burgemeester en schepenen.

•         Het besluit van de gemeenteraad van 26 februari 2019 houdende vaststelling van de opdrachten voor werken, leveringen en diensten die kunnen beschouwd worden als opdrachten van dagelijks bestuur.

•         Wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen.

•         Het Bestuursdecreet van 7 december 2018.

•         Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, meer bepaald artikels 326 tot en met 341 betreffende het bestuurlijk toezicht.

•         Wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, en latere wijzigingen.

•         Wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten.

•         Koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, en latere wijzigingen.

•         Koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen.

Advies

•         Het visum werd gevraagd aan de financieel directeur op 12 januari 2021.

Argumentatie

•      De module voor inschrijvingen en de koppeling voor de opvang is in januari 2020 uitgerold.

•      De module voor zaalverhuur is in de zomer van 2020 uitgerold.

•      Vanwege het vertrek van de verkeersdeskundige is de timing voor de modules evenementen en materialen wat aangepast. De deskundige mobiliteit en GIS staat in voor de vergunningen aangaande innames van het openbaar domein. Deze gaat hiervoor ook in overleg met de politie. Deze deskundige heeft een belangrijke rol in de werkgroep.

•      Voor het evenementenloket en de materialen module wordt de uitrol voorlopig voor eind 2021 voorzien. Deze timing staat zeker niet vast kan nog aangepast worden naargelang de noodzaak.

•      Ervaring leert dat het ingeven van data, het maken van koppelingen, de aan- en afwezigheid van medewerkers deze timing beïnvloedt. Een te strakke timing en last-minute wijzigingen zorgen voor problemen bij de uitrol. Hierdoor willen we niet te veel nadruk leggen op deze timing en willen we een flexibele deadline hanteren.

•      Situatie Evenementenformulier:

◦       de organisatie en opvolging van evenementen zit nu bij 3 verschillende diensten en 7 verschillende collega’s afhankelijk van het type evenement.

◦       Hierdoor is het moeilijk om op de hoogte te zijn van de genomen acties van andere collega’s.

◦       Elke collega afzonderlijk communiceert met de organisator.

◦       Er is geen standaardisatie in de verschillende communicaties naar de organisator toe.

◦       Als er geen actie vereist is door de gemeente, ontvangt de organisatie geen enkele feedback m.b.t. zijn aanvraag.

◦       Elke inname moet manueel ingegeven en opgevolgd worden op de GIPOD-website van Vlaanderen.

•      Uitrol Evenementenloket:

◦       het evenementenloket biedt aan alle betrokken diensten een gestructureerd overzicht van de aangevraagde evenementen. Alle info rond een evenement is digitaal beschikbaar voor de betrokken ambtenaren in het loket.

◦       Cliëntvriendelijker communicatie vanuit het evenementenloket :

▪       de organisator ontvangt eenduidige communicatie over zijn aanvraag, op basis van vastgelegde templates.

▪       De organisator krijgt gerichte informatie vanuit 1 kanaal i.p.v. apart vanuit de verschillende diensten.

◦       Bij afwezigheid van één van de collega's is het voor de anderen nog steeds mogelijk om een evenement op te volgen en indien nodig een rol over te nemen.

◦       Het loket laat de organisator toe om zijn aanvraag digitaal in te dienen. Het loket laat de diensten toe om op een efficiënte manier onderling digitaal advies uit te wisselen met een maximum hergebruik van eenmalig geregistreerde data.

◦       Door een koppeling met een externe partner van E2E (Geosparc - Spotbooking) kan de inname en hinder ingetekend worden door de organisator. Op basis hiervan kan een advies gevraagd worden aan de politie, kan een vergunning opgemaakt worden en kan de rapportering met GIPOD automatisch verlopen.

◦       Ook de interne evenementen worden mee in het loket geïntegreerd wat een efficiëntere opvolging mogelijk maakt. Ook voor deze evenementen zijn vaak innames nodig en worden er materialen ontleent.

◦       Op basis van de mogelijkheden zullen er aparte processen uitgewerkt worden voor meldingen, buurtfeesten, speelstraten, ... 

◦       Er zal een evenementenkalender beschikbaar zijn voor zowel intern als extern gebruik.

•      Situatie uitleendienst:

◦       de huidige uitleendienst verloopt via een module beschikbaar in 3P.

◦       De organisator duidt in het evenementenformulier aan welke materialen hij/zij wenst te ontlenen.

◦       Elke ontlening wordt manueel ingegeven door Kim Pelgrims van de dienst Infrastructuur.

◦       Vanuit deze module worden werkopdrachten gemaakt voor de buitendienst.

◦       De waarborgen worden via mail aangevraagd en moeten manueel opgevolgd worden op basis van de rekeninguitreksels van de financiële dienst.

◦       De organisator heeft geen zicht op de beschikbaarheid van de materialen waardoor er regelmatig bijkomende communicatie nodig is.

•      Uitrol "materialen" module:

◦       de materialen module zorgt er voor dat de uitleendienst gekoppeld blijft aan het evenementenloket.

◦       De organisator heeft live zicht op de beschikbare materialen.

◦       De vraag tot ontlening wordt nagekeken en goedgekeurd. Er is geen manuele ingave in 3P meer nodig.

◦       De communicatie rond de ontlening en de waarborg verloopt vanuit het programma. Hierdoor is er ook opvolging mogelijk door andere collega's.

◦       Voor de betaling van de waarborg wordt een online-betaalopdracht gemaakt die bezorgd wordt aan de financieel verantwoordelijke van de vereniging.

◦       Ook terugbetaling van de waarborgen kan via xml's verlopen die ingetrokken worden in de boekhouding.

•      Binnen het project voor de aankoop van een softwareprogramma voor zaalverhuur en verhuur materialen, uitgebreid met module voor inschrijvingen en evenementen is fase 3 "Evenementenloket + Materialen" als volgt ingepland:

◦       EVENEMENTENLOKET:

▪       voorbereiden gesprekken: begin 2021

▪       workshop: voorjaar 2021 (na vervanging van Griet gevonden is)

▪       test versie + opleiding: zomer 2021

▪       uitrol: najaar 2021.

◦       MATERIALEN:

▪       workshop: voorjaar 2021

▪       test versie + opleiding: zomer 2021

▪       uitrol: najaar 2021.

•      Op basis van de goedgekeurde offerte van 5 juli 2019 wenst de dienst openbare werken nu de 3e fase voor evenementen en materialen effectief uit te rollen.

•      De module voor evenementen omvat:

◦       webformulier / evenementenaanvraag

◦       registratieformulier van het evenement

◦       verwerking van de registratie / e-mailafhandeling

◦       koppeling aan reservatie van zalen en materiaal

◦       kalender

◦       dossierbeheer

◦       terugkerende events

◦       promotie

◦       vergunning / collegebeslissing / toelatingsbrief

◦       periodiek statistieken

◦       subsidies aanvragen (optie)

◦       risicoscan (optie)

◦       inlezen eID (optie)

◦       koppeling Uit in Vlaanderen (optie)

◦       koppeling met meeting.net (optie)

◦       koppeling 3P (optie)

◦       koppeling met Geosparc voor het tekenen op kaart en koppeling aan GIPOD (optie).

•      De module voor materialen omvat:

◦       centrale delen van facilitator:

▪       centraal klantenbeheer

▪       communicatiebeheer

▪       verwerking van betalingen

▪       application logging

▪       dashboard

▪       koppeling met de boekhouding

▪       koppeling aan de nieuwsbriefmodule.

◦       reservatie van materialen op basis van een catalogus

◦       gebruiksvriendelijk beschikbaarheidsoverzicht

◦       reservatiebeheer

◦       catalogusbeheer

◦       prijsbeheer

◦       klantenbeheer

◦       rollen.

•      De modules evenementen en materialen uit het raamcontract van C-smart voldoet aan de eisen en kan eenvoudig besteld worden. Het raamcontract zorgt voor goede voorwaarden en een voordelige prijs. Hierdoor is het dan ook aangewezen om de software voor een evenementenloket en de gekoppelde uitleendienst af te nemen via het raamcontract.

•      De offerte omvat een éénmalige kost voor de aankoop en een jaarlijkse onderhoudskost voor de verschillende modules. Voor het opstarten van elke module is er een workshop voorzien voor het analyseren van de processen. Bij opstart en implementering van elke module wordt een opleiding voorzien voor de betrokken medewerkers.

•      De kosten verbonden aan deze fase voor evenementenloket en uitleendienst is als volgt:

▪       eenmalige kost: € 23.407,50 excl. btw of € 28.323,08 incl. btw

▪       jaarlijkse kost: € 4.443,75 excl. btw of € 5.376,94 incl. btw

Voor een detail van deze bedragen, zie bijlage "Financieel overzicht".

•      De koppeling met Spotbooking van Geosparc zal apart onderhandeld worden op basis van de noden. Na onderhandeling wordt deze koppeling voorgelegd aan het college.

•      De koppeling met 3P zal verlopen op basis van xml's waardoor er geen extra kost verbonden is aan deze koppeling.

Financiële gevolgen

BESLUIT

Eenparig

Artikel 1.

Het college van burgemeester en schepenen keurt het project goed voor de aankoop van een nieuw softwareprogramma met modules voor inschrijvingen, verhuur van zalen en evenementen uit het raamcontract van C-smart, gegund aan E2E nv uit Gentbrugge.

Art. 2.

Het college van burgemeester en schepenen roept in het kader van het project voor de aankoop van een nieuw softwareprogramma met modules voor inschrijvingen, verhuur van zalen en evenementen uit het raamcontract van C-smart, gegund aan E2E nv uit Gentbrugge, de 3e fase af voor de module evenementen en de module materialen. Dit voor een eenmalige investeringskost van 28.323,08 euro incl. btw. De geraamde jaarlijkse exploitatiekost voor onderhoud en hosting bedraagt 5.376,94 euro incl. btw.

Art. 3.

De eenmalige kost zal aangerekend worden op basis van de timing van de implementatie op het krediet ingeschreven in het investeringsbudget op budgetcode:

•      BD 1 - actie 012014 - MAR 24100100 - BV 0119.

Art. 4.

De jaarlijkse onderhoudskost zal aangerekend worden op het krediet ingeschreven in het exploitatiebudget op budgetcode:

•      BD 1 – actie 021024 – MAR 61300200 – BV 0119.

Zitting van CBS van 14 01 2021

OO - GBS De Gobbel - sanitair - goedk. voorontwerp

Zitting van CBS van 14 01 2021

OO - De Zilverlinde - sanitair - goedk.voorontwerp

Zitting van CBS van 14 01 2021

OO - Sint-Catharinakerk KD fase II - VS 18

Zitting van CBS van 14 01 2021

OO - leveren stookolie 2021-2022 - gunning

Zitting van CBS van 14 01 2021

Betalingen - bestellingen - invorderingen

Zitting van CBS van 14 01 2021

Dagorde gemeenteraad 26 januari 2021

Zitting van CBS van 14 01 2021

Protocol handhaving quarantaine

Zitting van CBS van 14 01 2021

Gemeentepersoneel - vervangingscontract

Zitting van CBS van 14 01 2021

Gemeentepersoneel - tijdelijke aanstelling