Voorgeschiedenis
• Besluit van de burgemeester van 2 november 2020
Naar aanleiding van de verstrengde federale noodplanningsmaatregelen ter preventie van de verspreiding van het coronavirus COVID-19 (MB 1 november 2020), beslist de burgemeester in het kader van zijn bevoegdheden op grond van de artt. 134 en 135 van de Nieuwe Gemeentewet om de zittingen van de bestuursorganen van gemeente en OCMW in een hybride vorm toe te laten. De raden worden virtueel gehouden door middel van een systeem van videoconferencing, waarbij pers en publiek worden uitgenodigd om fysiek aanwezig te zijn in de raadzaal. Het behoort tot de lokale autonomie om de afweging te maken om fysiek of hybride te vergaderen. De voorzitter van elk bestuursorgaan beslist in overleg met de burgemeester wanneer het aangewezen is om hybride of fysiek te beraadslagen en dit zolang het Agentschap binnenlands bestuur dit toelaat in het kader van de gezondheidscrisis. De oproeping vermeldt onder welke vorm er wordt samen gekomen.
Feiten en context
• De federale, Vlaamse en lokale overheden voeren ook dit najaar, in het bijzonder sedert het ministerieel besluit van 19 oktober 2020, opnieuw een zeer actief beleid rond 'social distancing'. Fysieke contacten tussen burgers zoveel mogelijk beperken is het beste middel in de strijd tegen de verspreiding van COVID-19.
• Het Agentschap binnenlands bestuur stelt dat vanaf 19 oktober 2020 het fysiek vergaderen van de bestuursorganen van de lokale besturen niet langer het uitgangspunt is.
• Bij het organiseren van fysieke vergaderingen is het essentieel dat alle richtlijnen rond hygiëne en social distancing kunnen worden gerespecteerd.
Juridische gronden
• Art. 134 en 135, §2, 5° van de nieuwe gemeentewet.
• Het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017
• Het MB van 13 maart 2020 houdende de afkondiging van de federale fase betreffende de coördinatie en het beheer van de crisis coronavirus COVID-19.
• Het MB van 1 november 2020, houdende wijziging van het MB van 18 oktober 2020 houdende dringende maatregelen om de verspreiding van het coronavirus COVID-19 te beperken.
• Richtlijnen van Binnenland Vlaanderen over de organisatie van de zittingen van de bestuursorganen van lokale besturen, zoals laatst gewijzigd in september 2020.
Argumentatie
• De burgemeester heeft de bevoegdheid om in uitzonderlijke, hoogdringende omstandigheden politieverordeningen te nemen in plaats van de gemeenteraad. Deze verordening moet op de eerstvolgende vergadering van de gemeenteraad worden bekrachtigd.
• Er zijn dwingende maatregelen noodzakelijk om de verspreiding van het coronavirus te beperken.
• De lokale besturen verzorgen volgens het MB essentiële dienstverlening, waarvan de werking moet verzekerd worden. De vergaderingen van lokale bestuursorganen moeten kunnen blijven doorgaan.
• Het lokaal bestuur beslist tijdens de huidige gezondheidssituatie autonoom over de wijze van vergaderen. De vergadering kan fysiek, hybride of digitaal plaatsvinden.
• Bij elke vorm van vergaderen moeten de democratische waarborgen uit de regelgeving, zoals het tegensprekelijk debat, openbaarheid van de vergadering (indien van toepassing) en het correct verloop van beraadslaging en stemming kunnen worden verzekerd.
Voor de zittingen van de bestuursorganen van gemeente en OCMW Holsbeek is een hybride vorm van vergaderen voor de raden aangewezen als volgt :
• gemeenteraad (en gemeenteraadscommissies), raad voor maatschappelijk welzijn
◦ raadsleden vergaderen in principe digitaal via het systeem van videoconferencing (Microsoft Teams).
◦ De voorzitter, de burgemeester en de algemeen directeur om praktisch-organisatorische redenen en die raadsleden voor wie het digitaal vergaderen om technische redenen van thuis uit niet mogelijk is, zijn fysiek aanwezig in de raadzaal van het gemeentehuis.
◦ De raadsleden die digitaal deelnemen moeten zichtbaar en hoorbaar zijn voor de anderen raadsleden en voor het publiek. Deze raadsleden kunnen via het digitaal platform op een gelijkwaardige manier als de raadsleden die fysiek aanwezig zijn, mee debatteren, beraadslagen en stemmen.
◦ De procedure voor een eventuele geheime stemming moet voldoen aan de noodzakelijke democratische voorwaarden.
◦ Pers en publiek kunnen aansluiten bij de vergadering in de raadzaal. Door hen in staat te stellen om veilig bij de fysieke vergadering (met respect van alle regels inzake hygiëne en social distancing) aanwezig te zijn, wordt de noodzakelijke openbaarheid van de vergaderingen gegarandeerd. Het publiek is in staat om kennis te krijgen van de noodzakelijke informatie. De pers is in staat om de debatten te verslaan en om de publieke opinie kritisch in te lichten. Deze openbaarheid is een wezenlijke waarborg voor de democratische werking van de gemeenteraad en van de raad voor maatschappelijk welzijn. Als er bij de start van de zitting toch meer publiek aanwezig zou zijn dan verwacht en de social distancing in het gedrang zou komen, kan de voorzitter van de raden conform art. 25 van het decreet lokaal bestuur steeds de maatregelen nemen die nodig zijn in het kader van de handhaving van de orde tijdens de vergadering.
• College van burgemeester en schepenen en vast bureau
◦ Voor deze besloten zittingen is ook hybride vergaderen mogelijk. De leden kunnen er voor kiezen om digitaal of fysiek mee te vergaderen, zolang het tegensprekelijk debat kan gevoerd worden.
• Het bijzonder comité voor de sociale dienst
◦ Deze vergadering kan hybride plaatsvinden. Uiteraard met respect voor de hygiënemaatregelen en de maatregelen inzake social distancing voor die leden die er voor kiezen om fysiek mee te vergaderen.
◦ Het hoorrecht van de cliënt wordt hierbij steeds gerespecteerd. De cliënt kan fysiek uitgenodigd worden bij de zitting met respect van de hygiëneregels en social distancing.
BESLUIT
Eenparig
Enig artikel.
De raad bekrachtigt het burgemeesterbesluit van 2 november 2020 betreffende de politieverordening - pandemie COVID-19 - organisatie zittingen bestuursorganen van gemeente en OCMW.
Dit besluit wordt gecommuniceerd op volgende wijze:
• Gemeentelijke website