Juridische gronden

●        Art. 272 van het Decreet Lokaal Bestuur

De raad bepaalt de voorwaarden voor de terbeschikkingstelling van provisies aan personeelsleden.

●        Betalingen via provisies worden niet beschouwd als een girale betaling waarvoor steeds de dubbele handtekening vereist is van financieel directeur en algemeen directeur.

Argumentatie

●        Een goede werking van het OCMW vereist dat bepaalde geringe exploitatie-uitgaven van dagelijks bestuur zonder uitstel kunnen gebeuren door de medewerker, dit is onmiddellijk aansluitend bij de levering of aankoop.

●        Voorbeeld: autokeuring, aankoop huishoudartikelen, ... .

●        Om veiligheids- en efficiëntieredenen wordt de provisie best ter beschikking gesteld via een bankkaart, eerder dan met cash.

BESLUIT

Eenparig

Enig artikel

De volgende voorwaarden worden gekoppeld aan de terbeschikkingstelling van een provisie aan de maatschappelijk werker die verantwoordelijk is voor het LOI en het diensthoofd welzijn en samenleven:

●        de provisie wordt voor beide personen voorzien op een aparte bankrekening met bankkaart die niet negatief kan gaan

●        aan een provisierekening is steeds één provisiehouder gekoppeld

●        de provisiehouder is persoonlijk verantwoordelijk voor de ter beschikking gestelde gelden

●        het maximale provisiebedrag bedraagt voor

○        LOI-uitgaven 250 euro en

○        uitgaven door het diensthoofd welzijn en samenleven 500 euro.

●        provisies kunnen enkel gebruikt worden voor exploitatie-uitgaven van de eigen dienst waarvoor een goedgekeurd budget bestaat

●        provisies mogen enkel worden aangewend voor de betaling van geringe exploitatie-uitgaven van dagelijks bestuur die zonder uitstel moeten gebeuren of die onmiddellijk moeten worden gedaan voor de goede werking van de dienst. Er mogen uitsluitend uitgaven via provisies gebeuren die niet de normale uitgavenprocedure kunnen volgen

●        de provisiehouder houdt een uitgavenstaat bij

●        elke uitgave moet gestaafd worden met een geldig verantwoordingsstuk (factuur, kasticket, e.d.)

●        de provisiehouder geeft maandelijks de uitgavenstaat en de verantwoordingsstukken af op de financiële dienst van de gemeente

●        indien de financieel directeur of zijn afgevaardigde van oordeel is dat de uitgaven niet overeenstemmen met de aanwending zoals bepaald in deze voorwaarden, dan maakt deze hiervan een verslag op dat wordt bezorgd aan de provisiehouder. Samen met de opmerkingen van de provisiehouder wordt dit verslag aan de algemeen directeur bezorgd. De algemeen directeur neemt een beslissing over de al dan niet aanvaarding van de gedane uitgave(n) via provisie

●        de betalingen die de provisiehouder heeft verricht worden opgenomen in de boekhouding van de gemeente

●        het saldo van de provisierekening wordt via een girale rekening aangevuld tot het origineel toegestane bedrag van de provisie

●        wanneer een provisiehouder uit dienst treedt, moet hij een eindrekening opmaken en de bankkaart inleveren op de financiële dienst van de gemeente

●        de provisiehouder ondertekent de procedure provisies inclusief de voorwaarden voor terbeschikkingstelling en de algemeen directeur houdt hier een klassement van bij.