Juridische gronden
● De wet van 19 juli 1991 betreffende de bevolkingsregisters, de identiteitskaarten, de vreemdelingenkaarten en de verblijfsdocumenten.
● De Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming).
● Het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017, inzonderheid artikel 2.
● Het Koninklijk Besluit van 16 juli 1992 betreffende het verkrijgen van informatie uit de bevolkingsregisters en uit het vreemdelingenregister, inzonderheid artikel 5.
● De omzendbrief van 7 oktober 1992 betreffende het houden van de bevolkingsregisters en het vreemdelingenregister.
● De omzendbrief BB 2011/2 van het Vlaams Agentschap voor Binnenlands Bestuur van 1 juli 2011 betreffende raadpleging van de bevolkingsregisters voor interne doeleinden
● De aanbeveling nr. 06/2012 van 2 mei 2012 van de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer met betrekking tot het verkrijgen van informatie uit de bevolkingsregisters in toepassing van het Koninklijk Besluit van 16 juli 1992 betreffende het verkrijgen van informatie uit de bevolkingsregisters en uit het vreemdelingenregister.
● De algemene onderrichtingen betreffende het houden van de bevolkingsregisters, gecoördineerde versie van 31 maart 2019.
Adviezen
● Het advies van de functionaris voor gegevensbescherming - in bijlage.
Argumentatie
● Artikel 5 van het Koninklijk Besluit van 16 juli 1992 bepaalt dat de gemeentelijke diensten en de diensten die afhankelijk zijn van het OCMW de bevolkingsregisters alleen kunnen raadplegen voor interne doeleinden.
● Aan de inhoud van het begrip ‘interne doeleinden’ is evenwel geen sluitende definitie gegeven.
● Raadpleging en het gebruik van de bevolkingsregisters in het kader van een specifiek doelgroepenbeleid of van specifieke communicatie met sommige bevolkingsgroepen moet passen in een geregeld beleid van het lokaal bestuur.
● Elke consultatie van het bevolkingsregister moet passen in de uitvoering van een regelmatige beslissing, genomen door het bevoegde politieke orgaan van het lokaal bestuur, waaruit het doel van de raadpleging blijkt. In geen geval mag het college de opdracht geven om het bevolkingsregister te raadplegen zonder toepassing van een dergelijke collegebeslissing.
● De gegevens mogen alleen gebruikt worden om de doelstelling te bereiken die in het collegebesluit is aangegeven. In geen geval mogen deze gegevens gebruikt worden ten persoonlijke titel of voor andere doeleinden, noch mogen deze ter beschikking gesteld worden van derden als die erom verzoeken.
● Het is aangewezen voor de goede werking van de diensten van het lokaal bestuur om een principieel besluit te nemen betreffende de consultaties van de bevolkingsregisters die voorzienbaar zijn en op geregelde tijdstippen voorkomen.
● Na consultatie van de diensten van het lokaal bestuur wordt vastgesteld dat de raadplegingen van de bevolkingsregisters zoals vermeld in onderstaand artikel 1, in het kader van interne doeleinden, op geregelde tijdstippen zullen voorkomen tijdens de legislatuur 2020-2025.
● Al deze raadplegingen van de bevolkingsregisters gebeuren uitsluitend om doelstellingen te bereiken die passen binnen de bevoegdheid van het lokaal bestuur als openbaar bestuur en dit zowel voor toegewezen bevoegdheden als ook voor initiatieven die het lokaal bestuur neemt op basis van haar eigen autonomie.
● De lijst met doelgroepen zal o.m. gebruikt worden voor de organisatie van gemeentelijke activiteiten (bijvoorbeeld het infomoment OCMW en de organisatie van de viering huwelijksjubilarissen).
Bijlagen
● Beleid raadplegingen bevolkingsregisters voor interne doeleinden-doelgroepenbeleid.
● Advies van de functionaris voor gegevensbescherming.
BESLUIT
Eenparig
Artikel 1.
De gemeenteraad keurt het ‘beleid raadplegingen bevolkingsregister interne doeleinden (legislatuur 2020-2025)’ in bijlage van dit besluit goed.
Art. 2.
De lijst met doelgroepen is limitatief.
● Als een doelgroep aan deze lijst moet worden toegevoegd is dit een college- of gemeenteraadsbeslissing.
● Een occasionele raadpleging is mogelijk mits een gefundeerde collegebeslissing.
In beide gevallen moet duidelijk het doeleinde en het nagestreefde algemeen belang van de raadpleging blijken. De raadpleging mag niet het initiatief zijn van een of meerdere mandatarissen of personeelsleden.